De structuur van Kerkvensters bestaat uit de volgende groepen:

De vier leden van de redactieraad bepalen samen met enkele leden van de redactie het beleid voor Kerkvensters. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het financiële beleid. Uitgangspunt is dat het kerkblad financieel kostendekkend is. Vanuit beide kerken heeft een predikant, een lid van de Kerkenraad en/of gemeentelid zitting in de redactieraad. De redactieraad vergadert twee maal per jaar met de redactie van Kerkvensters. Tijdens deze vergaderingen worden onder andere de thema- en jeugdnummers vastgesteld, de financiële verantwoording besproken, maar ook wensen vanuit de redactie. Tussentijds worden de leden van de redactieraad per email geraadpleegd indien er kopij wordt aangeleverd, waarbij het niet duidelijk is of het wel of niet geplaatst moet worden. Het antwoord van de redactieraad is bindend. Indien een artikel niet geplaatst wordt zullen wij de inzender hiervan op de hoogte stellen. Tevens zullen we vermelden waarom het artikel niet geplaatst wordt. De coördinatie hiervan ligt bij de eindredactie van Kerkvensters.

De redactie bestaat uit:
twee eindredactrices, twee technische redactieleden en veertien redactiemedewerksters.
Kerkvensters wordt volledig in Microsoft Word (2013-versie) gemaakt volgens een vaste lay-out. 
De redactiemedewerksters verwerken de binnengekomen kopij in deze vaste lay-out en ook zorgen zij voor een correcte opmaak van de tekst. Gemiddeld wordt er zo'n 2 tot 3 uur per avond besteed door twee redactiemedewerksters om de binnen gekomen kopij te verwerken. Zo'n 98% van de kopij komt binnen via email. De overige kopij wordt getypt of geschreven aangeleverd en wordt door de redactiemedewerksters overgetypt in de lay-out. De getypte kopij kan ook in gescand worden om het op deze manier electronisch te maken.
De eindredactrices controleren de verwerkte kopij op o.a. zinsbouw, taalfouten en beoordelen ook of de kopij op de juiste plaats is gezet in de lay-out. 
De technische redactie maakt het kerkblad druk klaar. Zij controleert de opmaak van de lay-out en zorgt voor een correcte pagina indeling. In overleg met de eindredactie wordt de overgebleven ruimte gevuld. Ook kan het voorkomen dat een niet tijdgebonden artikel wordt doorgeschoven naar een volgend nummer.
Gemiddeld wordt er 16-20 uur besteed om een nummer van Kerkvensters te maken. 
Ter indicatie vindt u hieronder een tijdsoverzicht van de werkzaamheden:

Eerste week:
   - maandag: het invullen van de roosters en het verwerken van de al aanwezige kopij
   - dinsdag en woensdag: verwerken van de binnengekomen kopij
   - donderdag/zaterdag: verwerken van de correcties en de technische opmaak

Tweede week:
   - maandag t/m woensdag: in deze periode wordt het kerkblad gedrukt
   - donderdag en vrijdag: deze dagen zijn voor de bezorging van Kerkvensters

De twee leden van de technische redactie verzorgen ook de ledenadministratie voor het kerkblad. Voor de ledenadministratie gebruiken we het landelijke ledenregistratie programma LRP van de PKN-kerken Wij beschikken hierdoor over een bestand met alle kerkelijke adressen van de Hervormde gemeente en de Gereformeerde kerk. Vanuit deze administratie verzorgen wij de lijsten voor de bezorging van Kerkvensters.
De technische redactie heeft ook de zorg voor het innen van de abonnementsgelden via automatische incasso of acceptgiro. Vanuit de ledenadministratie is dit vrij eenvoudig te doen. Ook de binnengekomen betalingen worden in dit programma verwerkt. Hierdoor is het mogelijk om exact bij te houden wie het abonnement betaald heeft. Voor het verwerken van de acceptgiro betalingen wordt gebruik gemaakt van een electronisch bankbestand van de SKG. De financiële boekhouding en het betalen van de rekeningen wordt gedaan door het Hervormd kerkelijk bureau.

De bezorging bestaat uit:
twee overal coördinatoren, vijftien wijk-coördinatoren en ca. negentig bezorgers.
Op woensdagavond komen de wijk-coördinatoren de kerkbladen afhalen aan de achterzijde van de Gereformeerde kerk. Iedere wijk-coördinator neemt gemiddeld zo'n 150 kerkbladen mee. De wijk-coördinator levert de kerkbladen af bij de bezorgers. De overal coördinatoren zorgen dat iedere wijk-coördinator het juiste aantal kerkbladen meekrijgt. Zij regelen ook dat de wijzigingen die de redactie heeft doorgegeven bij de juiste wijk-coördinator terecht komen. De wijk-coördinator geeft deze wijzigingen weer door aan de bezorging. De bezorgers brengen het kerkblad bij u thuis. Gemiddeld heeft een bezorger 20 adressen. Problemen met de bezorging, door o.a. verhuizingen, worden via de bezorgers en de overal coördinatoren doorgegeven aan de redactie voor verwerking. Via PostNL worden ca. 100 kerkbladen bezorgd bij abonnees die buiten Ommen of in een gebied wonen waar geen bezorger actief is. PostNL dient Kerkvensters op zaterdag bij deze abonnees te bezorgen. De verzending wordt als partijenpost 48/72 uur verzonden. (Tariefcode PostNL 1831). Indien Kerkvensters na het weekend bij u wordt bezorgd, dan dient uzelf een klacht in te dienen bij PostNL. U kunt verwijzen naar de genoemde verzendwijze. De bezorging zorgt ook voor de verspreiding van de acceptgirokaarten voor het betalen van het abonnement. Ook vanuit de Hervormde kerk wordt een aantal keren per jaar een beroep op de bezorgers gedaan om girokaarten mee te nemen voor een collecte of bijdrage.